Quelle tâche automatiser en premier
On a souvent envie de tout automatiser d'un coup. C'est le meilleur moyen de ne rien finir. Je préfère commencer par une seule tâche, bien choisie, qui tourne vraiment. Ensuite, on passe à la suivante.
Une première tâche réussie a un autre avantage : elle vous montre, sur votre propre travail, ce que l'outil fait bien et ce qu'il fait moins bien. La suivante se choisit ensuite beaucoup plus facilement.
Voici les cinq critères que j'utilise pour la choisir avec vous.
- Elle revient souvent Chaque semaine, ou chaque jour.
- Elle vous coûte du temps, et de l'attention Des minutes, mais aussi des interruptions.
- Elle suit des règles que vous savez expliquer En quelques phrases, à quelqu'un d'autre.
- Une erreur se voit et se corrige Avant de faire du dégât.
- Ce qui reste à vous est clair Ce que l'outil prépare, et ce que vous gardez.
Elle revient souvent
Une tâche qui revient chaque semaine, ou chaque jour, est une bonne candidate. Une tâche qui arrive deux fois par an peut attendre.
Quelques exemples qui reviennent souvent :
- relancer les devis restés sans réponse ;
- répondre aux mêmes questions par mail ;
- trier les pièces que les clients envoient ;
- recopier les informations d'un nouveau client dans plusieurs outils.
Elle vous coûte du temps, et de l'attention
Faites le compte : combien de minutes à chaque fois, combien de fois par semaine. Le calculateur du site le fait pour vous, avec vos chiffres.
Comptez aussi l'attention. Une tâche courte qui vous interrompt plusieurs fois par jour coûte plus que ce que dit la montre. Et une tâche que vous repoussez au dimanche soir pèse plus lourd qu'une autre.
Si deux tâches se valent, prenez celle qui vous agace le plus. Vous aurez envie de voir l'outil fonctionner, et vous prendrez le temps de le vérifier.
Elle suit des règles que vous savez expliquer
Si vous pouvez expliquer la tâche à quelqu'un en quelques phrases, un outil peut sans doute la préparer.
« Quand un devis n'a pas de réponse depuis douze jours, je relance, au prénom du contact, avec le devis en pièce jointe. » Voilà une règle claire.
Les exceptions ne sont pas un problème tant qu'elles restent rares : l'outil peut vous les signaler au lieu de les traiter. Si chaque cas demande votre jugement, l'outil peut quand même aider : il prépare, et la décision reste à vous.
Une erreur se voit et se corrige
Pour commencer, choisissez une tâche où une erreur se repère avant de faire du dégât.
- Pour commencer Un brouillon de réponse, que vous relisez avant l'envoi. Peu de risque.
- Plus tard Une action qui part sans relecture. On attend d'avoir pris confiance.
Pour un avocat, par exemple, un point d'avancement préparé à partir de la dernière étape notée dans le dossier, et relu avant l'envoi, est un bon début.
C'est aussi pour ça que je commence toujours par des outils qui préparent, et qui vous laissent valider.
Ce qui reste à vous est clair
Avant de construire quoi que ce soit, on décide ensemble deux choses : ce que l'outil prépare, et ce que vous gardez. Par exemple, pour la relance d'un devis :
- Ce qui arrive Un devis reste sans réponse depuis douze jours.
- Ce que l'outil prépare La relance, au prénom du contact, avec le devis en pièce jointe.
- Ce que vous gardez Vous la validez, et c'est vous qui décidez si elle part.
Si on n'arrive pas à tracer cette limite, ce n'est pas la bonne première tâche.
Pendant l'audit, on passe votre semaine au crible de ces cinq critères. Vous repartez avec la tâche à automatiser en premier, et pourquoi celle-là.