Vos données et l'IA : ce qu'il faut vérifier avant de commencer
Automatiser une tâche, c'est confier des données à un outil : des mails, des devis, parfois des dossiers clients. Avant de dire oui, posez quelques questions simples. À moi comme à n'importe quel prestataire.
Ces questions ne demandent aucune connaissance technique. Une bonne réponse tient en une phrase. Si on vous répond par du flou, prenez le temps de creuser.
- L'outil du prestataire Où sont stockées vos données, qui y accède, et pendant combien de temps ?
- Le service d'IA Servent-elles à entraîner un modèle ? Réponse attendue : non, et par écrit.
- Votre accord Qu'est-ce qui part sans vous ? Réponse attendue : rien.
Où sont vos données ?
Demandez dans quel pays vos données sont stockées, et chez quel hébergeur. Demandez aussi où elles passent pendant le traitement, pas seulement où elles sont rangées ensuite.
- En Europe, le RGPD s'applique directement.
- Hors d'Europe, le transfert doit reposer sur une garantie prévue par le RGPD. Demandez laquelle, et où elle est écrite.
Pensez aussi aux copies : les sauvegardes et les journaux techniques contiennent parfois des extraits de vos données. Ils doivent suivre les mêmes règles.
Quel service d'IA, et à quelles conditions ?
Un outil d'automatisation s'appuie souvent sur un service d'IA externe. Demandez lequel, et avec quelle offre. Une offre grand public et une offre professionnelle n'ont pas les mêmes conditions.
Puis posez la question qui compte le plus : vos données servent-elles à entraîner un modèle ? La réponse attendue est non. Et elle doit être écrite quelque part, dans le contrat ou dans les conditions de l'offre, pas seulement dite au téléphone.
Pour les données les plus sensibles, demandez aussi si une solution hébergée en Europe, ou chez vous, est possible.
Enfin, demandez ce qui se passe si le service change ses conditions : qui vous prévient, et ce que vous pouvez faire à ce moment-là.
Qui y accède, et pendant combien de temps ?
- Qui peut lire vos données chez le prestataire, et pour quelles raisons ?
- Combien de temps sont-elles gardées ? Que deviennent-elles à la fin du contrat ?
- Pouvez-vous les récupérer, et demander leur suppression ?
Demandez aussi qui intervient en cas de panne ou de mise à jour : une personne seule, une équipe, un autre prestataire ? Plus la chaîne est courte, plus il est facile de savoir qui voit quoi.
Si vous êtes avocat, ajoutez une question : comment le secret professionnel est-il protégé, à chaque étape où l'outil touche un dossier ?
Ce qui doit être écrit
Les promesses orales ne suffisent pas. Trois documents simples vous protègent :
- Un contrat de sous-traitance Le RGPD le demande dès qu'un prestataire traite des données personnelles pour votre compte.
- La liste des données personnelles Celles que l'outil traite, et pourquoi.
- Une fiche par outil Ce qu'il fait, le service d'IA qu'il utilise, et ses limites. Ce qu'il ne sait pas faire compte autant que le reste.
Gardez ces documents à portée de main. Si un client vous demande un jour ce que deviennent ses informations, vous pourrez lui répondre en quelques minutes.
Ce qui ne part jamais sans vous
Dernière question, et pas la moindre : qu'est-ce que l'outil fait seul, et qu'est-ce qui attend votre accord ? Ma règle est simple.
- L'outil prépare Et quand il n'est pas sûr de lui, il ne devine pas : il vous le dit.
- Vous décidez Rien ne part chez un client sans votre clic.
Pendant l'audit, vous pouvez me poser toutes ces questions. Si je n'ai pas encore la réponse pour votre cas, je vous le dis franchement.